Hoe wij je gegevens verwerken

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) geeft je als lid rechten. En verplicht organisaties om netjes met je persoonsgegevens om te gaan. Vanuit de AVG heb je Recht op Inzage van de gegevens die wij vastleggen om jou onze verzekering aan te bieden. Wij leggen je graag uit wat uw rechten zijn en wat je van ons mag verwachten.

Wat zijn je rechten?

Je hebt recht op:

  • Recht van Inzage: gegevens inzien die wij van je hebben
  • Recht op Aanpassing: het recht om je gegevens aan te laten passen als wij je gegevens verkeerd hebben verwerkt 
  • Overige rechten

Recht van Inzage

Je hebt het recht om je persoonsgegevens in te zien die wij van je verwerken. Ook heb je het recht om te zien waar wij je persoonsgegevens voor gebruiken. Het recht op inzage is op een veilige manier geregeld doordat je via jouw Mijn Omgeving zelf kunt zien welke persoonsgegevens over je worden verwerkt. Denk hierbij aan:

  • NAW-gegevens
  • Verzekeringsgegevens
  • Informatie over het betaalde eigen risico
  • Premiebetalingen
  • Zorgkosten

Het kan zijn dat je daarnaast nog bepaalde specifieke informatie wilt hebben. Je kan daarvoor een verzoek indienen. Vermeld in je verzoek welke specifieke gegevens je wilt inzien.

Soort gegevens

Wij maken een verschil in het type gegevens die we van u hebben. Dit noemen we algemene gegevens en bijzondere gegevens. Hieronder lees je wat we hiermee bedoelen.

  • Algemene gegevens

    Bij het afsluiten van je verzekering heb je deze gegevens aan ons doorgegeven. Deze gegevens hebben wij nodig om je zorgverzekering te regelen:

    • Naam, adres en woonplaats
    • Burgerservicenummer en klantnummer
    • Geslacht 
    • Geboortedatum
    • Nationaliteit
    • Contactgegevens (zoals jee-mailadres en/of je telefoonnummer)
    • Bank- en betaalgegevens
    • Opgenomen gesprekken en transcripties hiervan
    • Notities van contactmomenten
  • Bijzondere gegevens

    Van je zorgverlener ontvangen wij gegevens over iemands gezondheid. Bijvoorbeeld als je als verzekerde bij een tandarts, fysiotherapeut of medisch specialist bent geweest. Wij ontvangen daarvan een declaratie. Een medisch adviseur vanuit VGZ is verantwoordelijk voor de gegevens van de gezondheid van de verzekerde. Hij/zij zorgt ervoor dat er zorgvuldig met de gegevens wordt omgegaan. Ook heeft hij/zij een geheimhoudingsplicht.

    Vanuit de AVG kan een verzekerde het inzagerecht uitoefenen. Jij hebt als verzekerde recht op inzage in alle persoonsgegevens die we van je verwerkt hebben. Een verzoek op dit Recht op Inzage dient binnen 1 maand te worden opgepakt.

Veelgestelde vragen
  • Ik ben recent gescheiden, worden mijn gegevens automatisch aangepast?

    Dit gebeurt niet automatisch. De “Aanduiding naamgebruik” moet apart worden doorgegeven aan de gemeente. Zolang dat niet is gebeurd, blijven wij de oude naam gebruiken. 
  • Waar kan ik de gegevens zelf bekijken?

    je hebt het recht om gegevens in te zien die wij van je vastleggen. Dat is het Recht van Inzage. Veel gegevens die wij hebben vastgelegd, kan je all heel gemakkelijk zelf inkijken. Ga hiervoor naar de Mijn Omgeving. Ook in de Bewuzt Zorg app kan je veel gegevens bekijken. 
  • Hoe kan ik de gegevens zelf aanpassen?

    Wil je een aanpassing laten doen in je persoonlijke gegevens? Bijvoorbeeld omdat jegescheiden bent, of juist omdat je getrouwd bent? Of wilt je je geslacht laten aanpassen bij ons? Dan moet je dat bij de gemeente laten vastleggen. Wij hanteren namelijk de informatie zoals deze vermeld staat bij de gemeente. Op een andere manier kan dit niet worden aangepast.

    Zodra je jouw wijziging heeft doorgegeven aan de gemeente, krijgen wij deze informatie van hun door (meestal binnen 10 werkdagen) en wordt dit direct door ons verwerkt. U ziet de nieuwe gegevens in de bBuzt Zorg app, de MijnOmgeving of op uw polisblad.

  • Wat als mijn voornaam of voorletters niet kloppen?

    Soms staat iemand bij de gemeente geregistreerd met alleen een achternaam en geen voornaam (-namen) of voorletters. Wij kunnen dit niet aanpassen in ons systeem. Ook dit moet je bij de gemeente te laten aanpassen.

    Voor een adreswijziging verwijzen wij je ook naar de gemeente. Je nieuwe adres wordt automatisch door de gemeente aan ons doorgegeven. Binnen 7 werkdagen zie je je nieuwe adres in de Mijn Omgeving of Bewuzt Zorg app. 

Recht op Aanpassingen

Je hebt het recht op aanpassing (rectificatie) van onjuiste persoonsgegevens die op jou betrekking hebben. Oftewel, staan je gegevens fout? Dan moet dit voor je worden aangepast. Je hebt er recht op dat onvolledige persoonsgegevens volledig worden gemaakt, bijvoorbeeld door het verstrekken van een aanvullende verklaring. Bij de meeste processen Kan je dit zelf aanpassen. Denk hierbij aan NAW-gegevens en dergelijke. Voor de overige zaken geldt dat je dit kunt laten aanpassen door gebruik te maken van het formulier Recht op Aanpassingen. Je kan dit formulier gebruiken voor:

  • Aanpassing of verwijdering van opgenomen gesprekken.
  • Opgenomen telefonische gesprekken worden na 28 dagen automatisch verwijderd. De gesprekken worden alleen opgenomen voor trainingsdoeleinden.
  • Chatgesprekken worden 550 dagen bewaard. Wanneer je zo'n gesprek wilt laten verwijderen/aanpassen, kan je hiervoor het formulier Recht op Correctie invullen.
  • Aanpassing of verwijdering van notities van klantcontacten.
  • Aanpassing of verwijdering van overige gegevens welke niet afgehandeld kunnen worden met de processen die beschreven zijn bij Recht van Inzage.

Recht op verwijderen

Wanneer je verzoek betrekking heeft op je verzekering, is het wissen van gegevens vaak niet mogelijk, bijvoorbeeld omdat wij deze gegevens nog wel nodig hebben. Uiteraard houden we rekening met hoelang wij deze gegevens maximaal mogen bewaren.

In de volgende gevallen kunt u vragen om het verwijderen van jouw persoonsgegevens:

  • Wij hebben je persoonsgegevens niet meer nodig, maar deze zijn nog niet verwijderd vanwege de bewaartermijn; 
  • Jouw gegevens worden gebruikt op grond van je toestemming, maar je trekt deze toestemming in; 
  • Je maakt bezwaar zoals hierna omschreven, op het gebruik van je persoonsgegevens; 
  • Wij mochten je persoonsgegevens niet gebruiken; 
  • Wij waren op grond van de wet al verplicht je gegevens te wissen; 
  • Wij gebruiken jouw gegevens voor social media, als wij reageren op een bericht dat u post over één van onze merken.

Vermeld in je verzoek welke gegevens je wilt laten wissen en waarom je vindt dat wij dit moeten doen. Je kunt voor het recht op verwijderen gebruikmaken van het formulier Recht op Aanpassingen. Na het invullen kan je dit formulier mailen naar privacy@vgz.nl. Je ontvangt binnen 2 weken onze reactie.

  • Bijzondere gegevens

    Van jouw zorgverlener ontvangen wij gegevens over iemands gezondheid. Bijvoorbeeld als je als verzekerde bij een tandarts, fysiotherapeut of medisch specialis bent geweest. Wij ontvangen daarvan een declaratie. Wij hebben een medisch adviseur die verantwoordelijk is voor de gegevens van jouw gezondheid. Hij/zij zorgt ervoor dat er zorgvuldig met de gegevens wordt omgegaan. Ook heeft hij/zij een geheimhoudingsplicht.

    Vanuit de AVG heb je het inzagerecht uitoefenen. Dit betekent dat je recht op inzage heeft in alle persoonsgegevens die we van u verwerkt hebben. Een verzoek op dit Recht op Inzage dient binnen 1 maand door ons te worden opgepakt.

Aanvullende informatie

Voor alle aanvragen voor aanpassingen of verwijdering geldt dat dit alleen aanpassingen/verwijderingen kunnen zijn, die we niet nodig hebben voor het correct naleven en uitvoeren van onze verzekeringstaken. Zo kunnen we niet verwijderen dat we een betalingsregeling met je hebben afgesproken van 4 termijnen.

Het formulier Recht op Aanpassingen kunt u hier vinden.

Na het invullen kunt u dit formulier mailen naar privacy@vgz.nl. Je ontvangt binnen 2 weken onze reactie.

Overige rechten

Naast de hiervoor genoemde rechten zijn er ook nog enkele rechten. We hebben het dan over de volgende rechten:

  • Recht van Bezwaar
    • Recht van Bezwaar bij Direct Marketing
    • Recht van Bezwaar wegens specifieke situaties
  • Recht van Toestemming
  • Recht van Gegevensoverdraagbaarheid 
  • Recht van Beperkt gebruik 
 

Recht van Bezwaar

Je kunt gebruik maken van uw Recht van Bezwaar als je bij ons verzekerd bent. Hier vallen twee onderdelen onder:

  • Recht van Bezwaar bij Direct Marketing
  • Recht van Bezwaar door specifieke situaties

Recht van Bezwaar bij Direct Marketing

In de Mijn Omgeving kan worden aangegeven of je geen Direct Marketing wilt ontvangen. Dat kan je aangeven door te gaan naar Mijn Gegevens. Als je daar naar beneden scrollt, krijg je de volgende vragen te zien:

Heb je bezwaar tegen deze vinkjes? Dus wil je dit niet? Dan kan je de vinkjes uitzetten.

Lukt het je niet om via de Mijn Omgeving te wijzigen? Bel of chat dan met ons en dan helpen wij je hierbij.

Recht van Bezwaar door specifieke situaties

Heb je in het verleden toestemming gegeven voor bepaalde situaties? Bijvoorbeeld voor deelname aan een onderzoek? En wil je dat nu intrekken? Vul dan het formulier Rechten AVG in en mail dit naar privacy@vgz.nl. Wij zorgen dan dat je toestemming wordt ingetrokken.

Recht van Toestemming

Een verzekerde kan toestemming geven om persoonsgegevens voor bepaalde doeleinden te gebruiken. Bijvoorbeeld bij een onderzoek. Als wij alleen met jouw toestemming je persoonsgegevens hebben gebruikt, dan mag je deze toestemming altijd intrekken. De intrekking van jouw toestemming heeft alleen geen terugwerkende kracht.

Het intrekken van uw toestemming heeft dus geen gevolgen voor handelingen die al uitgevoerd zijn. Het intrekken kan je doen door gebruik te maken van het formulier Recht op Aanpassing.

 

 

Recht van Gegevensoverdraagbaarheid

Wij kunnen persoonsgegevens direct aan een andere zorgverzekeraar sturen als het gaat om gegevens die nodig zijn om over te stappen naar die andere zorgverzekeraar. In de praktijk gebeurd dit via het systeem VECOZO. Zodra je overstapt naar een andere zorgverzekeraar binnen Nederland, worden jouw persoonsgegevens doorgezet naar de nieuwe verzekeraar. Heb je bijvoorbeeld doorlopende machtigingen? En stap je over naar ons? Dan nemen wij deze machtiging over. Je moet dan wel de oorspronkelijke machtiging naar ons toesturen.

Recht op Beperkt gebruik

Je kan het gebruik van uw persoonsgegevens verminderen, bijvoorbeeld als je de digitale nieuwsbrief niet meer wilt ontvangen. Via de Mijn Omgeving kunt je jouw voorkeuren opgeven. Je hebt er recht op dat gebruik van je persoonsgegevens wordt beperkt:

  • in de periode die wij nodig hebben om vast te stellen of jouw gegevens inderdaad aangepast moeten worden;
  • als wij jouw persoonsgegevens niet hadden mogen gebruiken, maar je wilt niet dat die gegevens worden gewist;
  • in de periode dat je tegen het gebruik van uw persoonsgegevens bezwaar heeft gemaakt, maar van ons nog geen antwoord heeft gekregen;

Als het gebruik van jouw persoonsgegevens wordt beperkt, hebben wij je toestemming nodig om toch nog gebruik van die gegevens te mogen maken. Hierop zijn een aantal uitzonderingen. Je persoonsgegevens mogen toch worden gebruikt:

  • voor de uitvoering van uw zorgverzekering en aanvullende ziektekostenverzekering, zodat je verzekerd kunt blijven en uw rekeningen kunnen worden betaald door ons;
  • voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering;
  • ter bescherming van de rechten van een ander persoon of een rechtspersoon;
  • om redenen van groot algemeen belang voor de Europese Unie of een lidstaat van de Europese Unie, zoals volksgezondheid.

Het verzoek kan je indienen via het formulier Rechten op Aanpassingen.